Trello, votre nouvel allié pour organiser votre travail!

Souhaitez-vous optimiser votre organisation au quotidien, mieux anticiper vos tâches et les communiquer à votre équipe? Que vous soyez gestionnaire d’organisme culturel, chorégraphe ou interprète, il existe plusieurs outils gratuits et disponibles en ligne pour vous y aider. Ils permettent de faciliter l’organisation de vos tâches, de les prioriser, et vont plus loin encore en proposant de travailler de manière collaborative. Aujourd’hui, le RQD vous présente Trello, un des incontournables du moment.

Une interface intuitive

Le graphisme de l’outil offre un environnement visuel épuré et convivial que vous pouvez personnaliser selon vos goûts et vos besoins. Inspiré du concept des post-its et de la méthode Kanban, Trello vous propose de créer des cartes pour chacune de vos tâches et de les organiser en différentes listes. Vous concevez ainsi un tableau regroupant l’ensemble des étapes de votre projet. La fonctionnalité «glisser-déposer» permet de déplacer les cartes à votre guise en fonction de l’évolution de votre projet.

Avec la version gratuite de Trello, la création de tableaux est limitée à 10, mais la création de cartes est illimitée. Vous pouvez opter pour la version payante de Trello pour débloquer plus de fonctionnalités, mais dans la plupart des cas, la version sans frais est amplement suffisante.

Interface de Trello © RQD

Par où commencer?

Pour vous aider à trouver de l’inspiration, Trello propose de nombreux modèles de présentation de tableaux. Ces derniers sont classés par catégories (ex.: conception, travail à distance, gestion d’équipes, marketing) afin que vous trouviez le modèle le plus efficace en fonction de votre type de projet ou de vos habitudes de travail.

Quelques modèles pour vous inspirer:

le descriptif de vos cours de danse: avec la pandémie, l’enseignement de la danse s’est beaucoup fait à travers des classes virtuelles. Grâce à Trello, enrichissez vos cours en partageant avec vos élèves le descriptif de vos ateliers, des idées d’exercices ou encore des ressources complémentaires pour l’entraînement.
la gestion de projet : créez une liste pour chacune des étapes de votre projet (conception, définition des objectifs, planification des moyens humains et du budget, réalisation et bilan) pour organiser les cartes de tâches de votre équipe. Partagez votre tableau avec vos collègues, ils seront ainsi toujours au courant de leurs tâches à accomplir ainsi que de l’évolution globale du projet. Pour l’organisation de vos rencontres d’équipe, ce tableau vous permet de partager facilement les ordres du jour.
la planification stratégique: atteignez plus facilement vos objectifs en créant des listes pour vos buts à court, moyen et long terme. Identifiez dans Trello vos priorités et attribuez-leur des échéances.
l’organisation hebdomadaire ou mensuelle: découvrez ce modèle préparé par l’ADN du RQD et organisez vos cartes en fonction des jours de la semaine ou des mois de l’année afin de mieux répartir votre charge de travail.
la boîte à outils: compilez par thème ou par sujet un ensemble de documents et de guides afin de créer une véritable bibliothèque virtuelle de ressources comme l’a fait la Communauté de pratique numérique du Conseil de la Culture des régions de Québec et de Chaudière-Appalaches. Grâce à la fonction «pièces jointes», téléversez directement des documents dans vos cartes depuis votre ordinateur ou Google Drive. En période de télétravail, il s’agit d’une méthode bien pratique pour une circulation efficace et structurée de votre information.
le calendrier éditorial: planifiez plus facilement vos publications sur votre site Internet ou votre blogue en organisant vos idées d’articles en fonction de leur état d’avancement (en cours de rédaction, en révision, programmé ou publié).

Un seul mot d’ordre: testez, testez et testez! Cela vous permettra de voir si vous réussissez à adopter cet outil et si vous trouvez du plaisir à l’utiliser. Gardez à l’esprit que migrer vers ces outils nécessite un temps de préparation et d’adaptation, mais que les bénéfices à en tirer en valent la peine.

Ces outils de planification vous permettent d’avoir une vue d’ensemble sur vos tâches à effectuer. Vous développez ainsi un meilleur contrôle de votre charge de travail, ce qui vous permet de diminuer votre stress à long terme. Comme pour toute nouvelle routine, laissez-vous un temps d’adaptation. Une fonctionnalité après l’autre, cet outil s’inscrira progressivement dans votre quotidien!

Quelques ressources complémentaires pour commencer avec Trello